7 bước tiếp cận Phần mềm quản lý kho hàng (HPT WMS)

Phần mềm HPT WMS thân thiện với người dùng và chạy ổn định, được triển khai tại kho của hàng nghìn khách hàng tại Việt Nam và trên toàn thế giới.

Giải pháp quản lý vận hành kho (HPT WMS) là phần mềm ứng dụng được thiết kế nhằm kiểm soát sự di chuyển, lưu trữ của các mặt hàng trong kho và xử lý các giao dịch liên quan: nhận hàng (Receiving), cất hàng (Put-away), lấy hàng (Picking), xuất hàng (shipping) và quản lý tồn kho (Inventory Control).

Những lợi ích của WMS: Lợi ích của việc triển khai phần mềm quản lý kho (WMS) là hỗ trợ cho việc tối ưu hóa hầu hết mọi hoạt động vận hành kho. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí trong việc vận hành kho hàng của mình.

Một giải pháp WMS mạnh mẽ sẽ đáp ứng cho tất cả hoạt động kho hàng của bạn trong hiện tại lẫn tương lai và cung cấp nền tảng để tăng năng suất đáng kể, cũng như khả năng thích ứng cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, mang lại tính cạnh tranh trên thị trường kinh doanh của bạn.

Khi bạn xem xét lại doanh nghiệp của mình và xác định rằng đã đến lúc cần phải triển khai phần mềm quản lý kho hàng WMS, bạn cần xem xét 7 yếu tố quan trọng như sau : Tìm đúng nhà cung cấp phần mềm quản lý vận hành kho; Tìm một công ty công nghệ chuỗi cung ứng sẽ là đối tác mà bạn có thể tin cậy; Tính tổng chi phí sở hữu phần mềm quản lý kho hàng; Xem xét và lựa chọn nhóm thành viên để triển khai phần mềm WMS; Bắt đầu đào tạo phần mềm WMS càng sớm càng tốt; Phần mềm WMS sẽ triển khai trên môi trường nào?; Bảo trì và hỗ trợ người dùng WMS.

WMS có mang lại kết quả kinh doanh tốt?

Các kho hàng và trung tâm phân phối của doanh nghiệp (đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất và phân phối hàng hóa) đang chịu áp lực ngày càng lớn để thích ứng với những thay đổi nhanh chóng theo nhu cầu của người tiêu dùng.

Nếu không có một phần mềm quản lý vận hành kho hàng WMS và công nghệ phù hợp, hoạt động logistics của doanh nghiệp bạn sẽ không thể đáp ứng tiêu chuẩn dịch vụ ngày càng khắt khe của thị trường nói chung và khách hàng nói riêng.

Nhằm hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn cải tiến và nâng cao chất lượng dịch vụ, HPT xin giới thiệu 7 bước quan trọng để chuẩn bị cho việc triển khai phần mềm quản lý kho hàng WMS thành công trong năm 2022

1. Tìm đúng nhà cung cấp phần mềm quản lý vận hành kho (WMS).

Hiện nay, trên thị trường trong và ngoài nước có rất nhiều nhà cung cấp giải pháp kho hàng WMS từ nhỏ đến lớn. Điều này có thể gây khó khăn trong việc tìm kiếm nhà cung cấp giải pháp phù hợp với bạn.

Hãy tìm hiểu xem các kho hàng cùng ngành nghề với bạn họ đang hoạt động như thế nào để có cơ sở giúp bạn xem xét lại doanh nghiệp của mình. Công nghệ và phần mềm họ đang dùng của hãng nào? Nó có điểm mạnh yếu ra sao? Có phù hợp để áp dụng cho công ty của mình hay không?… Sau đó có thể liên hệ để nhờ công ty cung cấp phần mềm uy tín trên thị trường tư vấn cho bạn.

2. Tìm một công ty công nghệ chuỗi cung ứng sẽ là đối tác mà bạn có thể tin cậy

Đây là bước ngoặt lớn nhất trong quá trình thực hiện của bạn. Trừ khi bạn đã có nhiều kinh nghiệm với phần mềm đang xem xét – và bạn có nguồn lực dành thời gian cho dự án triển khai, nếu không, bạn có thể cân nhắc hợp tác với một công ty công nghệ chuỗi cung ứng mà bạn có thể tin tưởng.

Làm việc với đối tác không phù hợp có thể gây ra lãng phí thời gian, nguồn lực đồng thời ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của bạn. Tìm kiếm một công ty công nghệ với sự ổn định về tài chính, hỗ trợ khách hàng tận tâm, kinh nghiệm lâu năm và cung cấp dịch vụ hàng đầu là lựa chọn sáng suốt ngay lúc này.

HPT cung cấp những lợi thế này theo cách mà một công ty hàng đầu trong ngành logistics. Chúng tôi là một trong những đối tác được Korber (Korber WMS đứng thứ ba trên thế giới về phần mềm quản lý kho) công nhận và là đối tác duy nhất tại Việt Nam.

3. Tính tổng chi phí sở hữu phần mềm quản lý kho hàng

Bạn sẽ dễ dàng nhận ra rằng chi phí sở hữu WMS bao gồm ba chi phí căn bản như sau: chi phí bản quyền (licenses), chi phí triển khai và chi phí bảo trì hàng năm. Ngoài ra, còn một số chi phí khác liên quan tùy thuộc vào đặc thù kinh doanh của công ty bạn.

Bạn không phải quá lo lắng về phần này vì nhà cung cấp phần mềm quản lý kho hàng – WMS sẽ tư vấn và giải thích rõ ràng, chi tiết cho bạn từng mục công việc liên quan nhằm mục đích giúp bạn hiểu rõ phần mềm WMS và đặc biệt là đưa ra gói dịch vụ cũng như chi phí phù hợp nhất đối với công ty của bạn để tiết kiệm cho công ty trong hiện tại lẫn tương lai.

4. Xem xét và lựa chọn nhóm thành viên để triển khai phần mềm WMS

Nhóm triển khai là một phần quan trọng cho một dự án thành công. Bạn cần có những nguồn lực có kỹ năng giao tiếp tốt trong nội bộ và giỏi về chuyên môn. Thêm vào đó, điều quan trọng là những nguồn lực đó có được giải phóng khỏi trách nhiệm, công việc hàng ngày để họ có thể dành thời gian cho việc triển khai hay không?

Việc giao tiếp và kết nối giữa các bộ phận với nhau sẽ rất quan trọng trong việc triển khai bất kỳ một dự án nào dù nhỏ hay lớn. Bộ phận công nghệ thông tin, bộ phận vận hành, bộ phận kế toán và các bộ phận liên quan đến hệ thống quản lý kho hàng – WMS sẽ cần phải làm việc cùng nhau một cách nhịp nhàng, chặt chẽ để thiết lập lịch trình triển khai và chuẩn bị cho việc triển khai khi dự án tiến hành.

5. Bắt đầu đào tạo phần mềm WMS càng sớm càng tốt

Đào tạo là chìa khóa để tiến tới thành công. Một đối tác tốt sẽ cung cấp việc đào tạo cho các cá nhân chủ chốt (key user) trong công ty của bạn ngay từ đầu dự án và kéo dài suốt trong quá trình triển khai, đồng thời sẽ hỗ trợ khi bạn bắt đầu vận hành hệ thống (go live).

Đào tạo là một yếu tố có ảnh hưởng đến tiến trình triển khai của bạn. Nhất định bạn phải cùng với đối tác triển khai phần mềm WMS lên lịch đào tạo hệ thống trước hoặc trong khi triển khai vì điều này sẽ làm tăng đáng kể hiệu quả của người dùng với phần mềm mới.

6. Phần mềm WMS sẽ triển khai trên môi trường nào?

Về cơ bản, phần mềm WMS sẽ được triển khai trên một trong hai môi trường đó là : lưu trữ tại chỗ (On-premise) hoặc lên đám mây (Cloud). Sự khác biệt giữa dịch vụ on-premise và dịch vụ cloud là nơi chúng tồn tại. On-premise service được cài đặt cục bộ, trên máy tính và máy chủ của doanh nghiệp, còn cloud service được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp và được truy cập qua trình duyệt web.

Mỗi một dịch vụ trên đều có điểm mạnh và điểm yếu khác nhau. Việc lựa chọn triển khai và lưu trữ trên dịch vụ nào sẽ phụ thuộc nguồn lực và định hướng kinh doanh của doanh nghiệp đó. Bạn nên kiểm tra thật kỹ việc này với đội ngũ công nghệ của bạn. Cùng với sự tư vấn từ nhà cung cấp thì bạn sẽ chọ ra được phương án phù hợp và tiết kiệm nhất để áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.

7. Bảo trì và hỗ trợ người dùng WMS.

Khi bạn đã đưa ra quyết định tiếp tục với một phần mềm WMS mới, không còn quá sớm để bắt đầu suy nghĩ về những gì sẽ xảy ra khi việc triển khai được hoàn thành.

Tổ chức của bạn sẽ xử lý mọi vấn đề như thế nào?

Nhà cung cấp phần mềm có cung cấp hỗ trợ không?

Đối tác công nghệ chuỗi cung ứng đã chọn của bạn có hỗ trợ không?

Việc cam kết bảo trì định kỳ và hỗ trợ người dùng trong suốt quá trình sử dụng phần mềm của nhà cung cấp mang yếu tố quyết định đến tính phù hợp của phần mềm đối với doanh nghiệp của bạn. Điều này chính là một trong những điểm then chốt để bạn quyết định một nhà cung cấp phần mềm WMS đủ uy tín và chuyên nghiệp để dẫn dắt doanh nghiệp của bạn đến thành công trong việc quản lý kho hàng ở hiện tại và tương lai.