Ba Chiến Lược Tiết Kiệm Chi Phí Cho Hoạt Động Kho & Trung Tâm Phân Phối

Một số áp lực bên trong và bên ngoài hoạt động kho:

• Nhân công thường là chi phí lớn nhất. Một báo cáo từ Logistics Management cho thấy chi phí lao động tiêu tốn từ 50% đến 70% ngân sách hoạt động của kho hàng. Nền kinh tế phát triển mạnh và thị trường lao động thắt chặt chỉ làm trầm trọng thêm vấn đề tìm kiếm công nhân đáng tin cậy. Theo một cuộc khảo sát của Peerless Research Group, 55% người được hỏi cho biết “không có khả năng thu hút và duy trì lực lượng lao động có trình độ làm việc theo giờ là vấn đề hàng đầu của ngành”, tăng 6% so với năm ngoái.
• Đảm bảo rằng nhân viên kho không chỉ bận rộn mà còn năng suất. Để tối đa hóa sản lượng, các kho hàng cần đi sâu vào để đạt được chỉ số cơ bản, để xem ai đang làm gì và đào tạo chéo cho công nhân.
• Công nghệ. Chi phí cài đặt công nghệ mới có thể tiêu tốn từ hàng nghìn đến hàng trăm nghìn đô la, tùy thuộc vào việc nâng cấp. Các kho hàng không chỉ phải quyết định số tiền họ có thể đầu tư mà còn cả chi phí của việc không đầu tư. Cắt giảm các khoản đầu tư mới, thậm chí khiêm tốn có thể dẫn đến chi phí vốn cao hơn trong dài hạn.
• Thiếu tự động hóa. Không phải do lỗi của chính họ, một số kho hàng vẫn dựa vào việc lấy hàng thủ công để xử lý đơn đặt hàng thay vì sử dụng PDA hoặc thiết bị kỹ thuật số cầm tay khác. Để duy trì tính cạnh tranh, các kho hàng cần phải có yếu tố tự động hóa như một chi phí kinh doanh. Một nghiên cứu của LogisticsIQ cho thấy thị trường tự động hóa kho hàng sẽ tăng từ 13 tỷ USD vào năm 2018 lên 27 tỷ USD vào năm 2025.
• Năng lượng. Các kho hàng có thể tiết kiệm chi phí năng lượng không cần thiết bằng cách lắp đặt hệ thống chiếu sáng LED tiết kiệm năng lượng hoặc cảm biến chuyển động chỉ chiếu sáng các khu vực khi cần thiết.
• Sự gia tăng không gian kho hàng. Nhiều kho hàng không thiết kế bố cục để đạt hiệu quả cao nhất hoặc xếp các mặt hàng để dễ lấy.
• Kiểm soát hàng tồn kho. Theo Datex, một nhà cung cấp phần mềm chuỗi cung ứng và các giải pháp điện toán di động, chi phí bảo tồn hàng tồn kho trung bình cho các kho hàng là 25% giá trị hàng tồn kho tại chỗ. Các kho hàng không ghi chép chính xác từng mặt hàng trong kho sẽ có nguy cơ phát sinh các khoản chi phí không cần thiết, từ việc duy trì các mặt hàng được cung cấp quá nhiều cho đến doanh số bán hàng bị mất đối với các mặt hàng đã hết.
• Đóng gói hàng hóa. Đóng gói sản phẩm không hiệu quả có thể dẫn đến chi phí dư thừa. Theo Kenco, một công ty hậu cần bên thứ ba có trụ sở tại Tennessee, các kho hàng thua lỗ khi “đóng gói lớn hơn đáng kể so với mặt hàng hoặc các tiêu chuẩn bên ngoài ngành” và “đóng gói hàng hóa đòi hỏi nhiều công sức để lấy ra và xử lý .”

Thách thức trong việc tìm ra những phương thức tiết kiệm chi phí để giải quyết những vấn đề này có vẻ khó khăn. Tuy nhiên, bài báo này sẽ cho chúng ta thấy rằng, các kho hàng có thể thay đổi hoạt động của họ để giảm bớt những áp lực này và tạo cho nguồn lực của họ đi xa hơn.

# 1 Chiến lược Tiết kiệm Chi phí: Thực hiện Các Thực tiễn Quản lý Lao động Hiệu quả hơn

Vì đây là phần lớn nhất của ngân sách kho hàng, việc quản lý lao động hiệu quả có thể có tác động đáng kể đến việc giảm chi phí.

Bắt đầu bằng cách thu thập dữ liệu về những gì người lao động đang thực sự làm, mức độ năng suất của họ và mục tiêu hàng ngày là gì. Kho có thể sử dụng phần mềm quản lý lao động, bảng tính hoặc bảng xóa khô cơ bản để theo dõi và giám sát hoạt động giúp bạn đặt công nhân khi nào và ở đâu bạn cần vào một thời điểm nhất định. “Thay vì nói“ Tôi có 20 người, chúng ta sẽ xem những gì chúng ta hoàn thành ngày hôm nay, ”hãy nói nó thành“ Tôi có rất nhiều việc phải hoàn thành. Tôi cần bao nhiêu người để đạt được điều đó? ”James Flora, Nhà phân tích giải pháp, Dịch vụ quy trình kinh doanh của Canon cho biết.

Các nhà quản lý vận hành và nhân sự nên làm việc cùng nhau để tìm ra sự kết hợp phù hợp giữa nhân viên toàn thời gian và nhân viên bán thời gian hoặc tạm thời.

Giữ cho công nhân của bạn gắn bó – năng suất, không chỉ bận rộn – có thể là một thách thức. Một giải pháp là chia nhỏ các silo và đào tạo chéo chúng, cho phép bạn xử lý các mức cao và thấp trong hoạt động kho một cách chiến lược. Joe Tague nói: “Hãy đảm bảo rằng bạn đang sử dụng hiệu quả đội ngũ nhân viên trong tất cả các giờ mà họ ở đó vào một ngày nhất định, để họ làm việc toàn thời gian và không đợi một khâu nào đó của kho hàng hoàn thành trước khi bắt đầu. , Giám đốc Ứng dụng Kinh doanh tại Dịch vụ Quy trình Kinh doanh của Canon.

Hơn nữa, các kho hàng nên khuyến khích văn hóa làm việc để nhân viên cảm thấy tạm lắng trong các hoạt động của họ sẽ đến gặp người quản lý của họ và yêu cầu được đưa đi làm ở nơi khác. Biến các hoạt động trong kho thành các cuộc thi thân thiện cũng có thể thúc đẩy năng suất. Đặt mục tiêu thực tế, chẳng hạn như chọn chính xác nhất mỗi giờ hoặc thời gian dài nhất mà không tạo ra lỗi chọn hoặc kiểm kê. Một số công ty đã thành công bằng cách xây dựng các chương trình khuyến khích và trao phần thưởng khiêm tốn, chẳng hạn như mua bữa trưa cho thủy thủ đoàn hoặc tặng áo phông của công ty.

Khả năng của người quản lý để cung cấp phản hồi chính xác và kịp thời cho người lao động là điều bắt buộc. Flora nói: “Văn hóa định hướng kết quả được xây dựng bằng cách điều tra và giải quyết các vấn đề cản trở hiệu suất cũng như công nhận những nhân viên hàng đầu vì sự đóng góp của họ. “Không có gì đáng ngạc nhiên khi cái thứ hai có thể cung cấp một động lực mạnh mẽ để tăng hiệu suất.”

# 2 Chiến Lược Tiết Kiệm Chi Phí: Đòn Bẩy Công Nghệ Để Giảm Các Quy Trình Thủ Công

Lần đầu tiên giới thiệu các giải pháp công nghệ cho kho hàng của bạn hoặc nâng cấp công nghệ hiện có của bạn có thể rất đáng sợ, tùy thuộc vào những gì bạn chọn. Tuy nhiên, có một số cải tiến hiệu quả về chi phí có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc về tổng thể.

Ngoài công nghệ thực tế bạn sẽ thêm yếu tố chi phí liên quan đến việc tìm kiếm thêm công nhân có tay nghề cao hoặc đào tạo lại lực lượng lao động hiện tại của bạn theo các quy trình mới. Cải tiến công nghệ không nhất thiết phải là một đề xuất tất cả hoặc không có gì. Thực hiện thay đổi có thể được thực hiện từng bước. Tague đề xuất áp dụng phương pháp kết hợp – tìm kiếm các nâng cấp hiệu quả về chi phí mang lại ROI ngay lập tức, tiếp theo là các đề xuất về cải tiến công nghệ hơn nữa trong tương lai gần.

“Các phép đo so với tỷ lệ năng suất là động lực. Bạn sẽ không sử dụng công nghệ trừ khi nó sẽ giúp bạn năng suất hơn hoặc làm mọi việc hiệu quả hơn, ”Tague nói. “Đó là nơi ROI của bạn đến. Doanh thu của bạn tăng lên và chi phí trên mỗi đơn vị thấp hơn, điều này tạo ra mức tăng doanh thu rất hiệu quả.”

Nếu bạn chưa làm điều đó, một giải pháp tương đối đơn giản và rẻ tiền là trang bị cho nhân viên kho của bạn PDA hoặc một số thiết bị kỹ thuật số cầm tay điện tử khác. Thay vì chọn và xử lý đơn đặt hàng bằng bút và giấy, họ có thể sử dụng thiết bị điện tử của mình để thực hiện giao dịch, tiết kiệm nhân công, thời gian và vật tư tiêu hao. PDA cũng giúp việc nắm bắt khoảng không quảng cáo và mức năng suất dễ dàng hơn.

“Với công nghệ, bạn thường nhanh hơn, vì vậy ví dụ như thời gian giao hàng không phải là hai ngày. Giờ đây, bạn đang vận chuyển ngay trong ngày và theo kịp ngành. Thông thường, công nghệ bổ sung một thành phần kiểm soát chất lượng sẽ yêu cầu quét để nhân viên không thể chọn sai phần. Những cải tiến này có thể tạo ra hiệu ứng quả cầu tuyết bằng cách kết hợp chất lượng và tốc độ để giảm chi phí, ”Flora nói.

# 3 Chiến Lược Tiết Kiệm Chi Phí: Sử Dụng Lean Six Sigma Để Thúc Đẩy Cải Thiện Hiệu Suất Liên Tục

Để có được lợi ích lớn nhất từ ​​những chiến lược này và các chiến lược tiết kiệm chi phí khác, hãy tuân theo các nguyên tắc của Lean Six Sigma, một hệ thống cải tiến liên tục theo hướng dữ liệu.

Các kho hàng nên xây dựng một môi trường làm việc coi trọng và khuyến khích việc nâng cao hiệu quả của nhân viên một cách thường xuyên và khiến lực lượng lao động cam kết thực hiện mục tiêu này. Flora nói: “Cho dù đó là những cải tiến về công nghệ, phần mềm hay quản lý lao động, việc bắt đầu với một nền tảng ổn định có thể cải thiện đáng kể sự thành công của một dự án.

Một cách là có các thủ tục chuẩn hóa để giải quyết công việc và sau đó củng cố các thủ tục đó để chúng được tuân thủ nhất quán và trở thành bản chất thứ hai đối với nhân viên. Tiếp theo, hãy tập trung vào các mục tiêu cuối cùng trong hoạt động của bạn, để nhân viên của bạn hiểu khách hàng muốn gì và đưa ra các quy trình nhằm đạt được mục tiêu đó theo cách hiệu quả nhất có thể.

Sau đó, theo dõi và sử dụng dữ liệu khách quan để đo lường hiệu suất của kho hàng của bạn và thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào cho phù hợp. Môi trường làm việc hiệu quả về chi phí và hoạt động cao không ngừng nỗ lực để giảm thiểu hàng tồn kho trong quy trình, thu hút lực lượng lao động của họ và tăng cường tập trung vào chất lượng đầu ra.

Chiến lược Tiết kiệm Chi phí Thưởng: Tối ưu hóa việc sử dụng không gian hiện có. Bất kể quy mô kho hàng hay số lượng hàng tồn kho của bạn, bạn có thể cắt giảm thời gian và nỗ lực hoàn thành đơn đặt hàng bằng cách sử dụng dữ liệu để thiết kế bố cục tổng thể và vị trí của các mặt hàng. Ví dụ: dự trữ các vật phẩm di chuyển nhanh nhất của bạn gần ngang tầm mắt để giảm bớt việc phải sử dụng máy để lấy chúng.

Hãy đảm bảo rằng các lựa chọn khối lượng lớn – những mặt hàng mà bạn sẽ vận chuyển nhiều nhất – ở gần khu vực vận chuyển hoặc chính của bạn nhất. Đặt bất kỳ mục tương tự nào với nhau. Ví dụ: nếu bạn đang ở trong một thị trường bán lẻ và bạn có một chiếc áo sơ mi màu xanh lam và cà vạt màu xanh lam thường giao hàng với nhau, thì hãy xác định vị trí chúng gần nhau để bạn không phải đi ngang qua cơ sở của mình để lấy chúng. Điểm quan trọng là một đường chọn được tối ưu hóa có thể giảm sự di chuyển lãng phí, dẫn đến chi phí thấp hơn đáng kể và hiệu quả cao hơn.